부서마다 매출을 다르게 센다면, AI는 누구 기준으로 답할까

#영업은 12%, 재무는 8%라고 보고한다

경영회의에서 영업본부는 매출이 12% 늘었다고 보고하고, 재무팀은 8%라고 말합니다. 둘 다 틀리지 않았습니다. 영업은 수주 기준으로, 재무는 반품을 뺀 세금계산서 발행 기준으로 셌고, 경영진 보고용 매출은 여기서 내부 거래를 또 뺀 숫자입니다. 활성 고객, 신규 거래처, 가동률도 사정이 같습니다. 이름은 하나인데 계산법은 부서마다 조금씩 다릅니다.

이런 회사에서 AI에게 매출을 물으려면 먼저 "우리 회사의 매출은 무엇인가"를 정해 두어야 합니다. 정해 두지 않으면 AI는 어느 부서와도 맞지 않는 세 번째 숫자를 내놓습니다. OwlAI에서는 그 정의를 계산식과 데이터 위치까지 조직 용어집에 적어 두고, AI는 누가 묻든 그 식대로 셉니다.

#정의를 모르는 AI는 그럴듯한 제3의 매출을 낸다

"이번 달 매출 알려 줘"라는 질문을 받으면 정의를 모르는 AI는 DB에서 매출처럼 보이는 컬럼을 찾아 더합니다. 반품을 빼야 하는지, 내부 거래를 제외해야 하는지는 알 길이 없습니다. 그렇게 나온 숫자는 어느 부서의 숫자와도 맞지 않습니다.

곤란한 것은 이 숫자가 틀려 보이지 않는다는 점입니다. 표는 깔끔하고 조회 조건도 그럴듯합니다. 정의가 부서마다 다르다는 사실을 아는 사람만 이상하다고 느낍니다.

#용어집이 회사의 말과 데이터를 잇는다

조직 용어집의 항목 하나에는 용어와 정의, 동의어와 약어, 계산식, 그리고 그 용어가 가리키는 DB·테이블·컬럼이 들어갑니다. 계산식은 "반품을 뺀 세금계산서 발행 금액 합계"처럼 문장으로 써도 되고, 데이터 담당자라면 조회문 조각으로 적어도 됩니다.

질문이 들어오면 AI는 먼저 질문 속 용어를 용어집에서 찾습니다. "매출", "순매출", "NS" 가운데 무엇으로 물어도 같은 항목이 잡힙니다. AI는 찾은 정의와 계산식을 읽은 뒤에 조회를 짜고, 어느 테이블을 볼지 고를 때는 용어에 연결된 테이블을 먼저 봅니다. 매출처럼 보이는 컬럼을 짐작으로 더하는 대신 회사가 정한 식대로 계산하는 것입니다.

이 용어집은 데이터 질문에만 쓰이지 않습니다. 회의 받아쓰기에서 잘못 적힌 이름을 바로잡는 회의 용어집과 같은 용어집이고, AI가 보고서나 회의록을 쓸 때도 같은 정의를 따릅니다. 그래서 채팅에서 말한 "매출"과 회의록에 적힌 "매출"은 같은 뜻입니다.

#한 번 정해 두면 누가 물어도 같은 식으로 센다

정의가 용어집에 있으면 질문하는 사람이 매번 기준을 설명하지 않아도 됩니다. 영업 담당자가 묻든 재무 담당자가 묻든 AI는 같은 항목을 보고 같은 식으로 계산합니다. 부서마다 다른 기준이 정말 필요하면 "수주 매출"과 "발행 매출"처럼 용어를 나눠 각각 정의합니다. 질문이 어느 쪽인지 애매하면 AI는 어느 기준으로 세는지 밝히고 답합니다.

용어집 곁에는 테이블 메모가 있습니다. "이 테이블 금액은 2023년 전까지 천 원 단위"처럼 대화 중에 데이터를 쓰다 확인된 사실을 AI가 그 테이블에 메모로 남깁니다. 두 기록은 바뀌는 방식이 다릅니다. 메모는 현장에서 쌓이는 힌트라 틀리면 AI가 고쳐 쓰고, 용어집은 조직이 승인한 정의라 사람이 승인해야 바뀝니다.

#정의는 사람이 정하고, AI는 빠진 용어를 찾는다

조직 용어집은 관리자가 관리합니다. 처음에는 매출, 고객 수처럼 경영 보고에 쓰는 핵심 지표부터 넣기를 권합니다. 정의는 그 데이터를 가장 잘 아는 담당자가 정하고, 등록은 관리자가 합니다.

나머지는 쓰면서 채워집니다. 누군가 대화 중에 "우리 회사 매출은 반품을 뺀 발행 기준이야"라고 알려 주거나 용어집에 없는 사내 용어가 되풀이되면, AI는 그 용어나 정의를 그 사람의 개인 용어집 후보로 올립니다. 본인의 대화에서 나온 후보라 본인에게만 보이고, 본인이 승인해야 용어집에 들어가며, 승인 전에는 답에 쓰이지 않습니다. 조직 용어집에 들어갈 후보는 관리자가 승인합니다. 정의를 정하는 권한은 사람에게 있고, AI는 빠진 용어를 찾는 수고를 덜어 줍니다.

AI에게 매출을 묻기 전에 회사 안에서 정해 둘 것은 세 가지입니다.

• 경영 보고에 쓰는 핵심 지표 목록(매출, 고객 수)
• 지표마다 정의를 정할 데이터 담당자
• 부서마다 기준이 갈리는 용어와, 그 용어를 나눠 부를 이름(수주 매출·발행 매출)