명단 한 장을 만들려고 세 시스템을 연다
"이번 분기 연체 90일을 넘긴 거래처 가운데 규정상 추심 대상인 곳을 뽑고, 담당자별로 정리해 줘." 영업관리팀에서 흔히 나오는 요청입니다. 거래처별 연체 일수는 업무 DB에, 추심 기준은 규정 문서에, 담당자 배정은 또 다른 시스템에 있습니다. 그래서 담당자는 DB에서 데이터를 뽑고, 규정집을 열어 기준을 확인하고, 둘을 엑셀에서 맞춰 본 뒤 결과를 이슈 관리 시스템에 옮겨 적습니다.
단계 하나하나는 어렵지 않습니다. 시간은 그 사이를 오가며 자료를 찾고 맞추는 데 듭니다. OwlAI에 같은 질문을 하면 이 찾고 맞추는 일을 AI가 맡습니다. 질문은 한 번이고, 문서 검색에서 DB 조회와 파일 작성까지 AI가 차례로 이어 갑니다.
AI는 규정부터 읽고 DB를 조회한다
AI는 먼저 규정 문서를 검색해 추심 기준을 확인합니다. 그 기준을 조건으로 업무 DB를 조회해 대상 거래처를 뽑고, 결과를 담당자별로 묶어 표로 보여 줍니다. 요청하면 엑셀이나 워드 파일로도 만들어 줍니다. 회사가 이슈 관리 시스템을 연결해 두었다면 그 결과를 이슈로 남기는 데까지 이어 갈 수 있습니다.
어느 단계에서 무엇을 썼는지는 답 위의 사고 과정에 차례로 쌓이고, 상세 보기를 열면 AI가 보낸 조회 조건과 받은 결과가 보입니다. 답을 받은 사람이 그 근거를 직접 따라가 볼 수 있습니다.
쓸 자료는 고를 수 있고, 권한 밖 자료는 쓰지 않는다
이 일이 지금 몇몇 숙련자에게 몰리는 데는 이유가 있습니다. 어느 시스템에 무엇이 있는지 알아야 하고, 형식이 다른 자료를 같은 기준으로 맞춰야 하기 때문입니다. OwlAI에서는 이 연결 작업을 AI가 대신합니다. 범위는 질문하는 사람이 직접 정할 수도 있습니다. 입력창에 @를 치면 데이터베이스, 문서 묶음, 연결된 외부 서비스, 회의 가운데 이번 질문에 쓸 것을 고를 수 있고, 아무것도 고르지 않으면 AI가 질문을 보고 필요한 것을 고릅니다.
권한은 그대로 지켜집니다. 사람마다 쓸 수 있는 DB와 문서, 외부 도구가 역할로 정해져 있고, AI는 질문한 사람의 권한 밖 자료를 쓰지 않습니다. 권한이 없는 자료는 @ 후보에도 나오지 않습니다.
도구가 많아도 사람이 옮기는 일은 남는다
문서 요약 AI, SQL 생성 도구, 업무 자동화 도구는 시중에 많고 하나하나는 잘 작동합니다. 그런데 질문 하나를 처리하려면 여전히 사람이 도구 사이를 오가며 결과를 옮겨야 합니다.
OwlAI는 채팅, 반복 업무 자동화(플레이북), 회의록, 심층 조사를 같은 AI 엔진 위에서 돌립니다. 채팅에서 쓰던 DB 조회와 문서 검색이 반복 업무에서도 같은 도구로 작동합니다. 도구가 하나라서 DB 조회 방식을 고치면 채팅과 플레이북에 함께 적용됩니다. 질문 하나를 처리하는 동안 사람이 도구 사이를 오가며 결과를 옮겨 붙이지 않아도 됩니다.
우리 팀의 세 시스템부터 꼽아 본다
재무팀은 규정상 기준과 실제 거래 데이터를 맞춰 예외 건을 찾습니다. 영업팀은 거래처 현황과 계약 문서를 함께 보며 갱신 대상을 정리합니다. IT 운영팀은 장애 기록 DB와 대응 매뉴얼을 함께 찾아 원인과 조치를 정리합니다.
도입을 검토한다면 팀에서 자주 나오는 질문 하나를 골라, 답하려고 여는 시스템과 문서를 적어 보면 됩니다. 그 목록이 OwlAI에 연결할 DB·문서·외부 서비스이고, 역할마다 어디까지 열어 줄지 정할 범위입니다.
