계정은 막았는데, AI는 퇴사자를 아직 기억할까

#지울 것과 넘길 것은 처음부터 나뉘어 있다

영업 담당자 한 명이 회사를 떠났습니다. 계정은 막았지만 그 사람이 몇 달 동안 AI에게 알려 준 거래처 사정과 담당 업무, AI와 나눈 대화는 그대로 남아 있습니다. 쓸수록 사람과 데이터를 잘 아는 AI는 편리하지만, 보안 담당자는 그만큼 따져 볼 것이 늘어납니다. 그 기억은 어디에 있고, 누가 볼 수 있고, 직원이 떠나거나 계약이 끝나면 누가 지우는가.

답은 그 기억이 누구 몫이냐에 따라 갈립니다. 그 사람이 AI와 나눈 것은 관리자가 정해 둔 퇴장 정책대로 지워지고, 팀을 위해 남긴 것은 조직이 이어받습니다. OwlAI가 기억하는 방식은 세 가지입니다. 한 사람에 관한 개인 메모, 테이블에 붙어 팀이 함께 쓰는 테이블 메모, 그리고 지난 대화 검색입니다. 세 가지 모두 설치 환경의 데이터베이스에 조직 단위로 저장되고, 볼 수 있는 사람과 지워지는 시점이 정해져 있습니다.

#기억은 설치 환경의 데이터베이스에 있다

기억은 OwlAI가 설치된 환경의 데이터베이스에 저장됩니다. 설치형이면 고객사 서버 안에, SaaS라면 OwlAI가 운영하는 클라우드 안에 있고, 기억만 따로 담는 외부 저장소는 없습니다. 다만 기억을 검색할 수 있게 색인을 만들 때는 그 설치에 설정된 AI 모델을 거칩니다. 폐쇄망처럼 내부 모델만 쓰는 설치라면 이 과정도 사내에서 끝납니다.

기억은 모두 조직 단위로 나뉘어 저장됩니다. 한 사람이 여러 조직에 속해 있으면 개인 메모도 조직마다 따로 있어서, 한 조직에서 쌓인 기억이 다른 조직의 대화에 섞이지 않습니다.

#개인 메모는 본인만, 테이블 메모는 권한 있는 사람만 본다

개인 메모는 본인의 대화에만 쓰이고, 본인이 설정 화면에서 직접 보고 고칩니다. 메모가 바뀔 때마다 무엇이 더해지고 빠졌는지가 감사 기록에 남아서, AI가 엉뚱한 내용을 기억했다면 언제 어떻게 들어왔는지 거슬러 올라갈 수 있습니다. 기록에는 AI가 바꿨는지 본인이 바꿨는지와 바뀐 줄이 남습니다. 본인이 메모를 모두 지우면 지운 시각과 줄 수만 남고 내용은 남지 않습니다. 이 기록은 설치 환경의 데이터베이스에만 쌓이고 관리자 화면의 활동 기록에는 나오지 않습니다.

테이블 메모는 그 테이블을 쓸 권한이 있는 사람의 답에만 실립니다. 테이블에 접근할 수 없는 사람에게는 메모도 보이지 않습니다. 관리자는 데이터베이스 화면에서 메모를 보고 지울 수 있습니다.

지난 대화 검색은 본인의 대화만 뒤집니다. 동료나 관리자의 대화는 검색되지 않고, 관리자의 활동 기록 화면에도 대화의 질문과 답은 나오지 않습니다.

#지운 대화는 검색으로도 돌아오지 않는다

사용자가 대화를 지우면 그 대화는 곧바로 목록과 검색에서 빠지고, 기본 설정에서는 30일 뒤 저장소에서 완전히 지워집니다. 마지막 활동 뒤 1년 동안 쓰지 않은 대화도 기본 설정에서는 함께 지워집니다. 대화를 지울 때 검색용으로 정리해 둔 내용도 같이 지우므로 지운 대화가 검색 결과로 다시 나오지 않습니다.

조직이 해지되면 보관 기간이 끝난 뒤 그 조직의 개인 메모, 테이블 메모, 대화 기록이 모두 지워집니다. 감사 기록처럼 법적 보존이 필요한 기록은 정해진 보존 기간 동안 남습니다.

#팀에 남긴 것은 넘어가고, AI와 나눈 것은 지워진다

떠난 사람이 팀을 위해 만든 것은 조직이 이어받습니다. 그 사람이 만든 플레이북과 올린 문서는 조직 소유로 넘어가 다음 담당자가 그대로 씁니다. 테이블 메모는 개인의 기억이 아니라 팀의 데이터 지식이라 작성자가 떠나도 남고, 작성자 표시만 익명으로 바뀝니다. 고참이 남긴 "금액 단위 주의" 메모는 그 사람이 떠난 뒤에도 다음 사람의 답을 지킵니다.

AI와 나눈 것은 본인의 몫입니다. 개인 메모와 대화, 지난 대화 검색용 색인은 관리자에게도 열리지 않고 관리자가 정한 퇴장 정책대로 지워집니다. 정책은 즉시 삭제와 정해 둔 보존 기간이 지난 뒤 삭제 가운데 하나입니다. 개인 기록을 남기지 않는 것이 원칙인 회사라면 즉시 삭제를, 정리할 여유를 두고 싶은 회사라면 보존 뒤 삭제를 고르는 식입니다.

관리자도 대화를 보지 않으니 직원은 내 질문을 나중에 누가 읽을지 걱정하지 않고 AI에 물을 수 있습니다. 대신 대화는 회사가 이어받지 않으므로, 회사가 이어받아야 할 업무 지식은 플레이북과 문서, 테이블 메모처럼 팀이 함께 쓰는 형태로 남겨 두어야 합니다.

퇴장 처리가 끝나면 무엇을 지우고 무엇을 넘겼는지가 감사 기록에 남습니다. 계정을 삭제할 때도 개인 메모와 대화 검색용 기록이 함께 지워집니다. 잠시 꺼 둔 계정은 다시 켜면 그대로 이어 쓰고, 퇴장 정책은 조직에서 실제로 내보낼 때 적용됩니다.

#도입 전에 정해 둘 것

도입 단계에서 관리자가 정해 둘 것은 많지 않습니다.

• 테이블 메모를 정기적으로 훑어볼 담당자
• 구성원이 떠날 때 적용할 퇴장 정책(즉시 삭제, 보존 뒤 삭제)
• 설정의 「기억된 내용」에서 자기 기억을 확인할 수 있다는 직원 안내