담당자 머릿속에만 있던 데이터 규칙, 그 사람이 떠나도 AI는 기억할까

#함정을 아는 사람은 있는데 적어 둔 문서는 없다

어느 회사에나 데이터의 함정을 아는 고참이 있습니다. "그 테이블 금액은 2023년 전까지 천 원 단위였어요." "상태 코드 09는 취소가 아니라 보류예요." "고객 테이블은 탈퇴 고객도 지우지 않아서 꼭 걸러야 해요." 이런 말은 대개 인수인계 문서에 들어가지 않습니다. 몇몇 사람의 머릿속에 있다가 그 사람이 다른 부서로 옮기거나 회사를 떠나면 함께 사라지고, 새 담당자는 같은 실수를 하며 같은 함정을 다시 찾아냅니다.

OwlAI는 이 지식을 데이터 자체에 붙여 둡니다. 대화 중에 확인한 사실은 그 테이블의 메모로 남고, 다음에 누가 그 테이블을 물어도 AI가 메모를 함께 봅니다. 고참이 떠나도 "09는 보류"는 고참의 머릿속이 아니라 테이블의 메모에 있습니다.

#대화에서 확인한 사실이 테이블 메모로 남는다

AI는 대화하다가 데이터에 관해 오래 유효한 사실을 확인하면 그 테이블이나 특정 컬럼에 메모를 남길 수 있습니다. 컬럼이 무엇을 뜻하는지, 코드값이 무엇을 가리키는지, 다른 테이블과 어떻게 잇는지, 데이터를 쓸 때 무엇을 조심해야 하는지 같은 내용입니다.

메모가 생기는 길은 둘입니다. 사용자가 "이 컬럼은 단위가 다르니 주의해"라고 알려 줘서 남기기도 하고, AI가 조회 결과에서 이상한 값을 보고 원인을 확인해 남기기도 합니다. 어느 쪽이든 누가 따로 문서를 쓰지 않습니다.

#영업팀이 남긴 메모가 재무팀 신입의 답에 실린다

메모는 그 테이블을 쓰는 모든 사람이 함께 봅니다. AI가 어떤 테이블을 조회하려고 그 테이블 정보를 펼치면 메모가 같이 따라옵니다. 지난달 영업팀 누군가가 남긴 "금액 단위 주의"가 오늘 재무팀 신입이 던진 질문의 답에 반영되는 식입니다.

모두가 보는 메모라서 담는 내용에는 선이 있습니다. 메모에는 데이터에 관한 사실만 들어갑니다. AI는 사람 이름, 사번, 이메일, 누가 무엇을 했다는 기록을 메모에 남기지 않도록 지시받습니다. 대화 하나에만 해당하는 이야기나 시간이 지나면 틀려질 내용도 메모에 넣지 않습니다.

#메모는 믿기 전에 확인하는 힌트다

여러 사람이 쌓는 지식에는 틀린 것도 섞입니다. 그래서 AI는 메모를 그대로 믿지 않고 확인해 볼 힌트로 다룹니다. 메모를 참고하되 실제 데이터와 맞는지 보고, 메모가 틀렸거나 낡았으면 고치거나 지울 수 있습니다. 메모를 고치거나 지우는 일도 그 테이블에 권한이 있을 때만 할 수 있습니다.

#담당자가 바뀌어도 지식은 테이블 옆에 남는다

관리자는 데이터베이스 화면에서 테이블 상세의 메모리 탭을 열어 메모를 최신 순으로 봅니다. 개인 정보가 섞였거나 오래된 집계가 담긴 메모는 여기서 지울 수 있고, 지운 메모는 다음 답변부터 모든 사람의 답에서 빠집니다.

한 번 메모로 남은 함정은 그 테이블을 묻는 다른 사람의 답에도 함께 실립니다. 인수인계 문서를 따로 쓰지 않아도 평소 AI와 나눈 대화에서 확인한 사실이 팀의 데이터 지식으로 남습니다.

그러니 고참이 아직 자리에 있을 때 시작하는 편이 낫습니다. 그 사람이 아는 함정을 AI와 대화하면서 한 번씩 말해 두면 AI가 그 말을 메모로 남길 수 있고, 그 한마디는 다음 담당자의 첫 질문부터 답에 실립니다.