매주 만드는 보고서, AI에게 통째로 맡길 수 있을까

#잘 된 대화도 다음 주에는 처음부터다

월요일 아침마다 같은 일을 하는 담당자가 있습니다. 지난주 매출을 뽑아 지역별로 나누고, 전주 대비 증감을 계산해 엑셀 보고서로 만든 뒤 팀에 돌립니다. 과정은 매주 같은데 시간은 매주 한두 시간씩 듭니다. AI 채팅에 한 번 맡겨 보면 생각보다 잘 됩니다. 문제는 다음 주입니다. 지난주에 어떻게 시켰는지 떠올려 같은 대화를 처음부터 다시 해야 합니다.

OwlAI에서는 이 대화를 플레이북으로 바꿀 수 있습니다. 플레이북은 여러 단계의 작업을 순서대로 묶은 업무 절차입니다. 한 번 만들어 켜 두면 월요일 9시에 알아서 돌고, 결과는 실행 기록에 남아 알림으로 옵니다.

#채팅에서 얻은 결과를 그대로 절차로 굳힌다

단계로 넣을 수 있는 일은 DB 조회, 문서 검색, 엑셀·워드·PPT·한글 문서 만들기, 이슈 관리 시스템에 코멘트 남기기, 관리자가 연결해 둔 사내 서비스의 작업 실행 같은 일입니다. 앞 단계가 낸 결과를 다음 단계가 이어받습니다.

만드는 가장 쉬운 길은 이미 잘 된 대화에서 출발하는 것입니다. 채팅에서 원하는 결과를 얻었다면 입력창 위의 「Playbook 만들기」를 누릅니다. 대화를 분석해 같은 일을 하는 플레이북 초안이 생깁니다. 빈 상태에서 시작해도 말로 시키면 됩니다. "매주 월요일 9시에 지난주 매출을 조회해서 엑셀로 만들어 줘"라고 적으면 AI가 단계를 짭니다.

주간 보고서라면 DB 조회 단계의 SQL 고정 옵션을 켜 둘 만합니다. 처음 만든 SQL을 고정하면 매번 조회문을 새로 짜지 않고 같은 방식으로 조회하는데, 데이터는 실행할 때마다 최신으로 읽습니다. 매주 같은 기준으로 집계해야 하는 보고서가 바로 이런 경우입니다.

#담당자가 휴가여도 정해진 시각에 돈다

플레이북에는 시작 시각과 반복 주기를 정하고, 한 번만 실행하도록 예약할 수도 있습니다. 켜 두면 담당자가 자리에 없어도, 휴가 중이어도 보고서는 만들어집니다. 지금 당장 한 번 돌려 보고 싶을 때는 「실행」을 누릅니다.

사람이 보지 않는 사이에 엉뚱한 작업이 돌면 곤란합니다. 그래서 이슈 코멘트나 상태 전환처럼 승인이 필요한 도구, 관리자가 승인을 걸어 둔 도구를 쓰는 단계가 있으면 처음 켜거나 실행할 때 쓸 도구를 확인하고 승인하는 창이 뜹니다. 플레이북 내용이나 권한 설정이 바뀌면 승인은 풀리고, 다시 확인해야 다음 실행이 돕니다.

#결과는 실행 기록과 알림으로 받는다

실행이 끝나면 실행 기록에 단계마다 무엇을 했는지, 어떤 표와 문서를 만들었는지가 남고, 만든 파일은 바로 내려받을 수 있습니다. 알림을 켜 두면 브라우저나 데스크톱 앱으로 소식이 옵니다. 알림은 실행한 본인에게 갑니다. 실패한 단계가 있으면 어느 단계에서 왜 멈췄는지와 관리자에게 전할 진단 정보가 함께 보입니다.

월요일 아침 팀장에게도 보고서가 가야 한다면 그 일을 플레이북의 마지막 단계로 넣습니다. 관리자가 메일이나 메신저를 연결해 두었다면 AI가 그 도구로 보고서와 파일을 보냅니다. 메일 발송처럼 바깥 서비스에 쓰는 도구는 앞에서 말한 승인을 거쳐야 돌고, 보내는 내용도 채팅 답변과 같은 보안 규칙을 거쳐 개인정보가 가려집니다.

#처음 맡길 일은 형식이 정해진 보고서 하나

주간 매출 보고나 월간 실적 집계처럼 형식이 정해진 보고서가 가장 잘 맞습니다. 매일 아침 재고가 기준 아래로 떨어진 품목이나 미처리 건이 쌓인 곳을 찾는 점검에도 씁니다. 점검할 것이 없는 날은 그 단계에서 실행을 끝내도록 해 둘 수 있습니다.

잘 다듬은 플레이북은 관리자가 조직 템플릿으로 등록합니다. 다른 직원은 템플릿을 가져와 자기 업무에 맞게 고쳐 쓰니, 한 사람이 다듬은 절차가 팀 전체의 도구가 됩니다. 시작은 지난주 채팅에서 잘 풀린 보고서 대화 하나면 충분합니다. 그 대화를 플레이북으로 바꾸기 전에, 결과를 누구에게 알릴지부터 정해 둡니다. 본인이 알림으로 받아 보면 되는지, 팀에 메일로 돌려야 해서 메일 도구와 그 승인이 필요한지입니다.