AI가 만든 문서를 왜 결국 회사 양식에 다시 옮겨 붙이고 있을까

#내용은 AI가 쓰고, 양식에는 사람이 옮긴다

AI에게 이번 달 견적서를 써 달라고 하면 내용은 금방 나옵니다. 그런데 손에 들어오는 것은 채팅창의 글이거나 AI가 제멋대로 꾸민 문서입니다. 담당자는 회사 견적서 양식을 열고, AI가 쓴 내용을 칸마다 옮겨 붙이고, 글꼴과 표 모양을 다시 맞춥니다.

결재에 바로 못 올리는 이유는 양식입니다. 내용을 쓰는 시간은 줄었지만 양식에 옮기는 시간은 그대로 남았습니다. OwlAI는 회사 양식 파일을 받아 그 사본에 직접 내용을 채우는 방식으로 이 옮기는 단계를 없앱니다.

#양식대로 써 달라는 부탁만으로는 모자란다

회사 문서에는 정해진 양식이 있습니다. 견적서, 품의서, 주간 보고서, 고객 제안서마다 로고와 머리말, 표 배치, 결재란이 정해져 있고, 양식을 벗어난 문서는 내용이 좋아도 결재에 올릴 수 없습니다. 공공기관과 거래하는 회사라면 한글 문서 양식까지 맞춰야 합니다.

AI가 쓴 문서를 업무에 쓰려면 회사 양식을 그대로 따라야 한다는 뜻입니다. 그런데 "양식대로 써 줘"라고 부탁해도 AI는 그 부탁을 잊기도 하고, 양식을 흉내 낸 새 문서를 만들기도 합니다.

#양식 파일의 사본에 빈칸만 채운다

채팅에 회사 양식을 첨부하고 "이 양식으로 이번 달 견적서를 만들어 줘"라고 하면 양식 파일을 먼저 복사하고 그 사본의 빈칸을 채웁니다. 백지에 비슷하게 그리는 것이 아니라 원래 양식 파일 위에 내용을 넣으므로 로고, 서식, 표 구조가 그대로 남습니다.

복사는 AI에게 부탁하지 않고 OwlAI가 직접 합니다. 이 차이는 실제 업무 환경에서 확인했습니다. 양식 복사를 문구로 지시했을 때는 AI가 거의 따르지 않았지만, 양식 파일을 작업 입력으로 넘기도록 바꾼 뒤로는 모든 경우에 양식이 지켜졌습니다.

엑셀 양식처럼 칸 몇 개만 채우면 될 때는 어느 시트의 어느 칸에 무엇을 넣을지만 정해 값을 씁니다. 칸의 서식은 그대로이고, 날짜는 날짜로, 숫자는 숫자로 들어갑니다. 매주 같은 보고서가 필요하다면 반복 업무 자동화(플레이북)의 「양식으로 만들기」 단계에 양식 파일을 한 번 올려 둡니다. 그다음부터 보고서는 매주 같은 양식으로 만들어집니다.

#한글 문서까지, 깨진 파일은 내보내지 않는다

OwlAI가 만드는 문서는 엑셀(xlsx), 워드(docx), 파워포인트(pptx), 한글(hwpx)이고, PDF·CSV·텍스트 파일도 만듭니다. 양식으로 쓸 수 있는 것은 엑셀·워드·파워포인트 파일과 각각의 서식 파일, 그리고 한글 문서입니다. 예전 형식의 한글 문서(hwp)는 hwpx로 바꿔 같은 방식으로 채웁니다.

만든 파일은 내보내기 전에 검사를 거칩니다. 파일이 실제로 만들어졌는지, 형식이 깨지지 않았는지 확인하고, 깨진 파일은 내보내지 않습니다. 편집하다 양식의 표나 선택 항목이 줄었는데 지우라는 요청이 없었다면, AI가 구조를 살려 다시 고칩니다.

파일에 담기는 내용도 채팅 답변과 같은 보안 규칙을 거칩니다. 문서는 결재선을 따라 돌다가 메일 첨부로 회사 밖까지 나가기 쉬운 출구이기 때문입니다. 개인정보는 만드는 사람의 권한에 따라 원문이나 가린 값으로 들어갑니다. 답변에서 가려지던 값이 엑셀 파일로 그대로 새어 나가는 일은 없습니다.

만든 파일은 답 아래에 붙고, 미리보기로 확인한 뒤 내려받습니다. 데스크톱 앱에서 워킹 디렉토리를 정해 두면 내 PC에 바로 저장하게 할 수도 있습니다.

#서식을 맞추던 시간이 내용 확인으로 간다

옮겨 붙이는 단계가 사라지면 AI가 쓴 문서를 그대로 검토하고 결재에 올릴 수 있습니다. 담당자는 서식을 맞추는 대신 내용이 맞는지 확인하는 데 시간을 씁니다. 회사 양식이 곧 AI의 작업 틀이 되므로 누가 요청하든 같은 모양의 문서가 나옵니다.

처음 시험한다면 지금 가장 자주 옮겨 붙이는 양식 한 장으로 시작하는 편이 좋습니다. 그 파일을 그대로 첨부해 맡기고, 나온 문서를 손대지 않고 결재에 올릴 수 있는지 확인합니다.